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宅配で部屋番号の書き忘れや書き間違えたりしているときはどうする?

宅配体験記

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宅配の仕事をしていると「この宛先おかしいな?」と感じることがでてきます。特に多いのがマンションの部屋番号が書き忘れられていたり、書き間違えられたりしていることです。

単純に部屋番号の記入漏れであったり通販サイトの登録でのエラーで記載されていなかったり、前住人が間違えて記載していたりなどの理由でおこります。

部屋番号を書き忘れたりや書き間違えたりすることは宅配員に非があるわけではないので、きちんと対応してお客様への負担を最小限になるようにしましょう!!

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部屋番号の書き忘れ

配達先がマンションの場合、部屋番号を書き忘れていることがあります。

部屋番号が書かれていないときにできることは3パターンあります。

代金引換の荷物の場合は記載された住所以外に配達することはNGなので特に注意が必要です。会社に持ち帰って担当部署に対応してもらうことが一番無難です。

自分で部屋番号を割り出す

自分で部屋番号を割り出すには記憶を元や同じ宛先の荷物から部屋番号を割り出す方法があります。また、荷物に記載されている連絡先に電話して部屋番号を確認します。

記憶を元に確認するときはインターホンを押してご本人様確認がとれれば問題ありません。ですが、通販の荷物などで次にも荷物が来そうなときには部屋番号の追記をお願いしておきましょう。

自分が休みの日に荷物がきて、慣れてない人が配達することになると最悪返品ということになります。

同じ宛名の荷物があるときはその部屋番号に配達しても問題ないです。

そのときは電話番号も同じかしっかり確認しましょう!

同じマンションに同姓同名で電話番号も同じ人はまずいませんからね。

 

自分で荷物に書かれた連絡先に電話することでも部屋番号を確認することができます。僕の経験では受取人に直接電話することはNGとする社風のところもあったので、社員に確認してから行ったほうがいいです。

マンションの管理人さんに部屋番号を確認する

マンションの管理人さんが常駐している場合は管理人さんに部屋番号を確認することができることがあります。最近では個人情報を公開することがNGということで教えてもらえないこともあります。

会社に持ち帰り担当部署の方に確認してもらう

一番トラブルが起きにくいのがこのパターンです。

宅配会社には必ずお客様に直接問い合わせをする部署があります。

一日の宅配がおわり会社に帰った時にその部署に預けることで翌日以降に電話確認してくれます。このときのメリットは自分の仕事を他人に任せられることと、会社からの電話で連絡が入るのでお客様につながりやすいことです。

僕もそうですが知らない携帯番号からの電話よりは固定電話からの電話のほうが安心できますし、固定電話だとどこからかかってきたか確認できるので不安なくかけ直すことができます。

部屋番号が書き間違えられているとき

部屋番号が書き間違えられたときの対応は面倒なことがあります。

しかし、自分が記載された住所に間違いなく配達している場合は自分に非があるわけではないのできちんと対応すれば問題ありません。

担当エリアの宅配が慣れてくると部屋番号が書き間違えられていると「あれ??この部屋番号あってたっけ??」と、引っかかるときが出てきます。その時は宅配ボックスを利用せずに対面で本人確認するほうが後々の手間が省けることが多いです。

しかし、同居人ができたり、同棲を始めたり、長期休暇や出産のために実家に帰省しているなどの理由でいつもと違う苗字の荷物を配達することがあります。

対面で本人確認ができるとき

対面で本人確認できるときは何も心配いりません。宅配は記載された住所に荷物を届けるのは当然の仕事なので、ご本人様確認で「違う」と言われたら、伝票を確認していただき同居人にもいないとなると、お手数おかけしたことをお詫びして荷物は持ち帰りましょう。

宅配ボックスに入れてしまったとき

宅配ボックスに入れてしまったときはまずは荷物を回収することが優先されます。管理人さんが常駐しているマンションの場合は管理人さんに宛名に誤りがあって荷物を回収したいことを伝えると結構協力してくれます。

電子ロックの宅配ボックスなどですぐに回収できる状況にないときは、まずは不在票を利用して荷物を回収したい旨を配達先の方にきちんと伝えましょう。

荷物を取り出した後に連絡してくれることも多いです。

一番面倒なのは回収するより先に配達先の方が荷物を開けてしまっているときです。宛名を確認せずにとりあえず荷物を開けてしまう方は案外多いです。とはいえ、配達先の方からすれば自分の家に届いた荷物を開けただけなので責めることはできません。

回収させていただきたいこととお手数おかけしたことをお詫びしましょう。あとは、担当部署に引き渡して今後の対応を任せます。

まとめ

宅配時に部屋番号が書き忘れられているときは

①自分で部屋番号を割り出す(記憶や電話による確認)

②マンションの管理人さんに確認する

③担当部署に任せる(連絡先に電話がつながりやすい)

という3パターンで確認する。

 

部屋番号が書き間違えたりされているときは

①対面で本人確認できて違うことがわかったら会社に持ち帰って担当部署に対応してもらう

②宅配ボックスに入れてしまったときは、まずは回収することをゆうせんする。回収後は担当部署に連絡して今後の対応をしてもらう

という、対応をしていきます。

いずれにしても自分に非があるための仕事ではないのできちんと対応できれば問題ありません。

 

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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