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宅配ボックスが開かない?暗証番号を固定にしてクレームを回避する方法

宅配体験記

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宅配ボックスが開かないって言われることないですか?

宅配ボックスに入れて配達を終わらせて一安心しているところにコールセンターから
「宅配ボックスが開かない」って連絡が入るとドキっとしてしまいます。
場合によってはこちらで開けるように対応する必要がでることがあります。
そういう連絡が入るときはたいてい夜だったり
宅配時間が終わった後だったりするので時間帯的にも厳しいことが多いです。

今回の記事では宅配ボックスが開かないと言われる原因と言われないように事前の対策についてお伝えしていきます。

記事中

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宅配ボックスが開かないといわれたらどうする?

宅配ボックスが開かないと言われたらどうしたらいいのでしょうか?

まずは住所を確認して宅配ボックスがどういったタイプなのか確認しましょう。

宅配ボックスが開かない~電子ロック式タイプの場合

電子ロック式の宅配ボックスが開かない原因は主に荷物を受け取る側のお客様にあることが多いです。

①宅配ボックス自体の原因で開かない
あまりないことですが宅配ボックスが荷物が入っていることを
認識していなかったり、扉がうまく閉まっていないことが原因で開かないことがあります。
宅配ボックスに荷物を入れると画面に荷物が入っている部屋号室が表示されます。

いつのときにも宅配ボックスに入れた後にきちんと認識されているか、
ひとつひとつの配達が完了していることを確認することで
自分の仕事に間違いがないと主張することができます。
余談ですが、もし認識せずに扉を閉めてしまったときは、
宅配ボックス的には空きになっているので、
再度そのボックスに入れるように指定すると扉を開けることができますので問題ありません。

②開錠のためのカードキーが作動しない
カードの経年劣化や磁気の認識不良などの原因で
開錠のためのカードキーが作動しないことがあります。
宅配ボックスに荷物が入っていることが認識されている場合は
こちらに非があることではないです。
カードキーを作り直すのには費用がかかることがあり、作り直すことをイヤがるお客さまもいます。
そのため、宅配ボックスを使わないよいうに言われることがあるので対応には注意が必要です。

①②ともにこちらでは対応できないことが多いです。
自分の仕事に非がないときには、
お客様にマンションの管理会社に連絡してもらうような対応をしてもらいましょう。

宅配ボックスが開かない~ダイヤルロック式タイプの場合

ダイヤルロック式タイプの宅配ボックスが開かないときの原因は暗証番号が違うことが多いです。

①宅配ボックス番号の記載ミス
ダイヤルロック式の宅配ボックスは
荷物を入れたボックス番号と暗証番号が一致してはじめて開錠することができます。
一番多いのは宅配ボックスの番号の記載ミスです。
暗証番号はあっているけどボックス番号が違うために開かなくなっています。
自分が宅配ボックスに入れたときには何となくでも入れた場所を覚えていると思います。
お客様の手を煩わせてしまいますが、
該当しそうな場所に手当たり次第開けられるか試してもらうのも手段のひとつです。

②暗証番号の入力ミス
暗証番号の入力ミスで開かないこともあります。
自分ではそのように設定した覚えはない数字で入力していると
もうわからなくなってしまいます。
不在票に記載した暗証番号で開錠できないとなると
自分に非があることなので開錠できるまで対応する必要があります
4ケタのダイヤルであれば最悪1000通り試せば開錠できます。
あとは気合と根性でなんとか開けましょう。
ただ、だいたいの場合は記載されている暗証番号に近い数字が
入力されていることが多いのでその付近を重点的に調べると開きますよ!!

宅配ボックス開錠のための暗証番号を固定にしてクレームを回避

宅配ボックスの暗証番号は固定にすることで
何かあったときにもお客様に開錠をお願いしやすくなります。
というのも宅配ボックスを開けるのが配達した当日であれば
配達票が手元にあるのでいろいろ調べるのもカンタンですが、
お客様によってはいつ開けようとするかわからないので
それでも対応できるようにすることが大事です。

僕が実際にやっていたことですが、暗証番号は問い合わせ番号の下4ケタで統一していました。

他の宅配員ではお客様の電話番号や日付などにしている人もいましたが、
荷物ごとに確実に番号が違って
しかも誰にでもわかる番号となると問い合わせ番号の下4ケタが一番適していました。
記載ミスをしているのかどうかも確認しやすいですしね。
もし記載ミスがあってもすぐに取り出せれば
大きなクレームにはなりにくいのでこの暗証番号の決め方がすごくオススメです。

まとめ

今回は宅配ボックスが開かないときの対応と暗証番号の決め方についてお伝えしてきました。

電子ロック式タイプの宅配ボックスが開かないときの原因は
①宅配ボックス自体の原因で開かない
②開錠のためのカードキーが作動しない、
この2つが考えられます。
この時は宅配員で対応できることはないのでお客様からマンションの管理会社に連絡してもらいましょう。

ダイヤルロック式の宅配ボックスが開かないときの原因は
①宅配ボックス番号の記載ミス
②暗証番号の入力ミス、の2つがあります。
お客様が対応してくれるなら全部のボックスに暗証番号(問い合わせ番号の下4ケタ)を
入力してもらって開錠できるか試してもらいましょう!
もし自分で対応するしかないときは現地にいって開錠していきましょう。
最悪1000通りなので30分もあれば開錠できると思います。

暗証番号を固定することによってクレームを回避していきましょう。
暗証番号をいつでも問い合わせ番号の下4ケタに固定することで対応がしやすくなります。
もし自分が休みの日だったとしても周囲の人に自分の暗証番号の決め方を伝えておけばすぐに対応してもらえます。

 

今回の宅配ボックスの使い方についてのお話は以上になります。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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